У нас уже є інтеграція сайту з обліком. Що ще автоматизувати?

Якщо замовлення, залишки, ціни й статуси вже синхронізуються коректно — цю частину чіпати не потрібно. Варто подивитися, що люди роблять після цього: ТТН і етикетки, документи, повідомлення покупцю, маркетплейси, банк або звіти. Зазвичай саме там лишається ручна робота.

Чи потрібно міняти CMS або CRM?

Ні, якщо вони виконують свою задачу й мають спосіб обміну даними. Мета — не замінити працюючу систему, а прибрати ручні переходи між системами. Сайт на Хорошопі плюс Rozetka і Prom — найчастіший набір, і саме він у мене самого.

Нам не потрібне ЕДО — покупці фізособи. Що лишається?

Майже все. ЕДО — лише один крок ланцюжка, я його просто не вмикаю. Лишаються замовлення в обліку без перебивання, ТТН і етикетки з одного вікна, лист чи повідомлення покупцю з номером посилки, залишки на всіх каналах і звіти. У магазина замовлень більше, ніж в опті, тому й ручної роботи зникає більше.

Ми продаємо ще й в Instagram і в месенджерах.

Замовлення звідти теж стають документом в обліку — руками або через CRM, яка їх збирає. Далі маршрут той самий: резерв, ТТН, етикетка, повідомлення покупцю.

Скасування на маркетплейсі б'ють по рейтингу. Як цього уникнути?

Скасування зазвичай означає, що канал показав товар, якого вже немає. Роблю один залишок на всі канали: продаж в одному місці одразу зменшує кількість в іншому, а резерв під невиставлене замовлення видно всім каналам. Тоді не треба ні притримувати товар «про всяк випадок», ні скасовувати замовлення.

А якщо замовлень поки небагато?

Тоді автоматизація може просто не окупатися. Спочатку варто порахувати, скільки часу процес реально забирає за місяць, — і вже за цією цифрою вирішувати, чи варто щось міняти.

Автоматизація інтернет-магазину та маркетплейсів

Інтернет-магазин росте — разом із ним росте й ручна робота

Поки замовлень десять на день, відкрити сайт, перенести дані в облік, створити ТТН і змінити статус здається нормально. Коли їх стає тридцять, п'ятдесят або сто, той самий процес уже забирає години — хоча жоден окремий крок не виглядає складним.

Річ не в тому, що менеджери погано працюють. Річ у тому, що процес не масштабується: кожне нове замовлення додає ті самі кілька хвилин ручної роботи.

Де зазвичай губиться час

Замовлення вже є на сайті — але його вводять ще раз

Клієнт уже залишив ПІБ, телефон, адресу й товари, але менеджер переносить усе це в облікову систему вручну.

ТТН створюють окремою операцією

Дані про отримувача вже є, але їх знову відкривають у кабінеті перевізника.

Залишки відстають від реальності

Товар продали в одному каналі, а інший ще кілька хвилин або годин вважає, що він доступний.

Ціну потрібно змінити в кількох місцях

Курс або закупівельна ціна змінилися — хтось оновлює сайт, маркетплейси й прайс окремо.

Статус замовлення живе окремо в кожній системі

В обліку замовлення вже відвантажене, а сайт або CRM про це ще не знає.

Менеджер перевіряє те, що система могла перевірити сама

Чи є товар, чи правильна ціна, чи створена ТТН, чи відправлено номер клієнту.

Від замовлення до відправлення — один процес

Клієнт оформляє замовлення

Сайт або маркетплейс уже передає товари й контактні дані.
Замовлення з'являється в обліку

Повторно набирати його не потрібно.
Система перевіряє залишок, ціну й правила

Стандартні перевірки проходять без людини.
Після підтвердження формується відвантаження

ТТН, етикетка й потрібні документи створюються з уже наявних даних.
Номер відправлення повертається клієнту

Без окремого копіювання з кабінету перевізника.
Залишок і статус оновлюються в інших каналах

Наступний покупець бачить актуальні дані.

У конкретному магазині частина кроків може бути іншою. Сенс не в тому, щоб нав'язати цей маршрут, а в тому, щоб один раз визначити ваш стандартний сценарій і перестати проганяти його руками для кожного замовлення. Коротко це виглядає так: замовлення із сайту з'являється в обліку саме, а після відвантаження статус повертається назад — як працює синхронізація.

З чого найчастіше починають

Автоматизувати все одразу не потрібно. У магазині зазвичай працюють три точки входу.

Замовлення → облік

Якщо менеджери переносять замовлення руками. Облік ↔ сайт ↔ маркетплейси →

Облік → залишки й ціни

Якщо ви продаєте один залишок через кілька каналів. Один залишок для всіх каналів →

Замовлення → ТТН → клієнт

Якщо найбільше часу йде вже після того, як замовлення прийняли. Відвантаження та документи → · спробувати демо →

Не обов'язково міняти системи, якими ви вже користуєтесь

Якщо сайт, CRM, маркетплейс чи сервіс перевізника закриває свою частину задачі — він залишається. Автоматизація потрібна в місцях, де між ними сьогодні стоїть людина.

Не кожну задачу потрібно програмувати

Якщо проблему нормально закриває готовий модуль або налаштування вашої системи — краще використати його. Кастомна автоматизація має сенс там, де стандартний процес проходить через кілька систем, має власні правила або регулярно потребує ручного перенесення даних.

Коли автоматизацію вже варто рахувати

Варто подивитися на процес, якщо:

замовлення вручну переносяться між сайтом, маркетплейсом, CRM та обліком;
одна й та сама інформація вводиться двічі;
менеджер витрачає кілька хвилин на кожне стандартне замовлення;
ви продаєте один залишок через кілька каналів;
зі зростанням замовлень доводиться додавати людей просто для обробки рутини.

Навіть 3–5 хвилин ручної роботи майже непомітні на одному замовленні. На сотнях замовлень на місяць це вже окремий робочий процес.

З чим працюємо: Хорошоп та інші сайти з API, маркетплейси Rozetka, Prom, OLX, Нова Пошта, CRM (KeyCRM, SalesDrive та інші), облікові системи 1С / BAS та інші, принтери етикеток

Скільки ручних дій зараз проходить одне ваше замовлення?

Покажіть шлях від натискання «Оформити» до відправлення клієнту. Технічне завдання не потрібне — достатньо пройти процес так, як його сьогодні проходить менеджер. Розмова на пів години й короткий аудит — безкоштовно.

Автоматизація для інтернет-магазинів