Послуга
Відвантаження та документообіг в один клік
Документи в ЕДО, ТТН, етикетки й лист клієнту — з одного вікна замість чотирьох систем.
Кому це потрібно
Дистриб'юторам, інтернет-магазинам і роздрібним продавцям — усім, у кого щодня десятки відвантажень: зі складу дилерам, з магазину покупцям Rozetka чи Prom, з Instagram Новою Поштою. Маршрут один і той самий, лише руки різні: менеджер або склад — облікова система → кабінет перевізника → принтер етикеток → пошта, бухгалтерія — ЕДО. У роздробі ЕДО в цьому ланцюжку зазвичай немає, зате замовлень більше й кожне спершу перебивається в облік.
Що болить
Щоб відвантажити одне замовлення, менеджер, склад і бухгалтерія разом заходять у чотири системи. Роздрукувати або зберегти PDF з облікової системи. Зайти у Вчасно: завантажити файл через повільний інтерфейс, знайти контрагента за ЄДРПОУ, підписати, відправити. Або в M.E.Doc: вивантажити, перейти, підписати, обрати контрагента. Потім кабінет Нової Пошти: ввести адресу заново або шукати, яка з трьох адрес контрагента остання. Потім етикетки на коробки. Потім лист клієнту з номером ТТН, бо клієнти просять.
Десять хвилин уваги на кожне відвантаження. І час від часу щось забувається: ТТН не відправили, документи в ЕДО не пішли, клієнт дзвонить.
У роздробі й на маркетплейсах маршрут коротший, зате замовлень у рази більше: кожне з Rozetka, Prom чи Instagram перебивається в облік руками, потім ТТН оформлюється в кабінеті перевізника окремо, потім номер відправлення пересилається покупцю. Тридцять таких замовлень на день — це пів дня одного працівника.
Що робимо
- Замовлення з сайту й маркетплейсів потрапляють в облікову систему самі: відвантаження починається з готового документа, а не з перебивання.
- Одне вікно поверх облікової системи: рахунок, видаткова, і далі все звідти.
- Кнопка «Надіслати в ЕДО»: Вчасно чи M.E.Doc обирається сам за контрагентом, файл іде без ручного завантаження; підпис — автоматично або одним натисканням, залежно від сервісу.
- ТТН Нової Пошти з того ж вікна: адреси й контакти контрагента збережені з минулого разу, друк одразу.
- Етикетки на товар і на коробки зі штрихкодом, під ваш принтер — ось такі, спробуйте.
- Увесь ланцюжок разом можна натиснути в демо відвантаження: демо-магазин, одна кнопка — і рахунок PDF, етикетка, ТТН і статус ЕДО.
- Лист клієнту з номером ТТН і поміткою «документи в ЕДО» іде сам, щойно посилка починає рухатись. Для роздрібного покупця — лист чи повідомлення з номером, без згадки про ЕДО.
- Архів підписаних документів ЕДО — той, що за законом треба тримати сім років, — зберігається автоматично.
Що отримуєте
Близько двадцяти секунд дій оператора замість десяти хвилин: так це працює в моїй компанії (≈ оцінка власника). Жодного забутого ТТН і ненадісланого документа, бо система не забуває. Менеджер повертається до клієнтів, а не до вкладок.
З чим працюємо: Вчасно, M.E.Doc (КЕП), Нова Пошта, принтери етикеток (Code 128), пошта; облікові системи 1С / BAS та інші
Обговорити задачуFAQ
Питання, які ставлять найчастіше
- У нас Вчасно, а частина клієнтів — у M.E.Doc. Це проблема?
- Ні. Система сама знає, куди надсилати документи кожному контрагенту: у мене це поле в CRM, а кнопка одна на обидва сервіси. Перевізник, ЕДО і набір документів у вашому вікні будуть ваші — маршрут збирається під вашу компанію.
- Чи треба міняти облікову систему?
- Ні. Одне вікно працює поверх вашої облікової системи: рахунок і видаткова створюються в ній, як і раніше, а ЕДО, ТТН та етикетки підтягуються зверху.
- Підписувати КЕП все одно треба руками?
- Залежить від сервісу. У M.E.Doc підпис накладається автоматично при відправці. У Вчасно в мене підписують у самому сервісі: документ уже там, контрагент обраний, лишається одне натискання — і це теж можна автоматизувати. Хто і як підписує у вас — ваше правило, а не обмеження системи.
- У нас роздріб і маркетплейси, ЕДО клієнтам не потрібне. Лишається щось?
- Лишається головне: замовлення з Rozetka, Prom чи Instagram потрапляють в облік самі, ТТН і етикетки друкуються з одного вікна, клієнт отримує номер відправлення без участі менеджера. ЕДО — лише один із кроків, і його просто не вмикаємо. Для магазину це прибирає навіть більше часу, ніж для опту, бо замовлень більше.
- Скільки часу займає впровадження?
- Залежить від обсягу: одну ланку на кшталт ТТН або листа клієнту можна показати за кілька днів, повне вікно з ЕДО, етикетками й обліком — це тижні, поетапно. Після безкоштовного аудиту називаємо термін і фіксовану ціну за етап. Перший етап зазвичай — те, що з'їдає найбільше часу.
- Який доступ вам потрібен до наших систем?
- Обмежений: окремий користувач облікової системи з правами лише на потрібні документи, ключі API перевізника та ЕДО — на вашій стороні. Після впровадження доступ можна забрати: код і налаштування ваші, система працює без нас.