Кейс
Банківська виписка → документи в обліку щодня
Платежі класифікуються та прив'язуються до рахунків самі. Бухгалтеру залишаються тільки випадки, які система не змогла визначити.
≈ приблизна оцінка за фактичним процесом у моїй компанії
Як було
У моїй компанії бухгалтер розносив виписку раз на два-три тижні.
Кожен платіж потрібно було визначити, знайти контрагента, створити відповідний документ і прив'язати оплату.
Поки цього не зробили, дані про взаєморозрахунки відставали від реальності, а питання «вони вже заплатили?» часто вимагало окремої перевірки.
Як автоматизував
- Щоранку о сьомій виписка забирається з банку через API.
- Кожен платіж класифікується в один із шести видів: оплата від клієнта, оплата постачальнику, податки, комісія, повернення, інше.
- Платіж стає документом в обліковій системі та прив'язується до рахунків за FIFO: спочатку до найстаршого неоплаченого.
Якщо платіж не можна однозначно розпізнати, система не проводить його навмання — новий контрагент або дивне призначення потрапляють у список на перевірку бухгалтеру.
Як стало
Щоранку виписка вже рознесена. Бухгалтер відкриває тільки список платежів, які потребують уточнення.
Що це дало
Менеджер бачить актуальний статус оплати й може продовжити роботу із замовленням без окремого запиту бухгалтеру.
Бухгалтер займається винятками замість того, щоб повторювати однакову операцію для кожного платежу.
Взаєморозрахунки оновлюються щодня, а не раз на два-три тижні.
Що буде іншим у вашій компанії
У мене виписка забирається щодня о сьомій, бо так зручно бухгалтеру. Може бути щогодини, кілька разів на день або одразу після надходження — розклад ваш.
Банк теж ваш: у когось один, у когось три плюс еквайринг і накладені платежі. Види платежів і правила прив'язки описуються під ваш облік: у мене шість видів і FIFO, у вас може бути інакше.
Показати схожий процесТехнічні деталі
Python, API банку, класифікація платежів на 6 видів, FIFO-прив'язка до рахунків