Кейс: рахунки постачальників з пошти в облікову систему

Було 1–2 год на деньручного перенесення документів із PDF та Excel

Сталоперевірка чернеткизамість набору — готовий документ, який лишається перевірити

≈ приблизна оцінка за фактичним процесом у моїй компанії

Розібрана пошта: тема листа, класифікація — рахунок, платіжне доручення, прихід — і створені документи — Розібрана пошта: у кожного листа свій тип і документи, які з нього створені в обліку. «Розібрано» означає, що чернетки вже чекають на перевірку оператора. Контрагенти й номери документів демонстраційні.

Як було

Рахунки й накладні приходили від постачальників у PDF та Excel.

Працівник відкривав файл, створював документ в обліковій системі й вручну переносив позиції та суми.

Загалом це забирало близько години-двох на день, а помилки часто знаходили вже під час звірки.

Як автоматизував

Система читає поштову скриньку й визначає тип листа: рахунок, накладна, платіжка, не документ.

Відомі формати PDF та Excel розбираються за правилами конкретного постачальника. На їхній основі в обліковій системі створюється чернетка з контрагентом, позиціями й сумами.

Оператор перевіряє результат і проводить документ.

Якщо формат незнайомий або дані не збіглися, документ іде на перевірку, а не проводиться автоматично.

Як стало

Чернетка з'являється невдовзі після листа. Замість набору — перевірка готового документа.

Що це дало

Працівник більше не переносить документ рядок за рядком — тільки перевіряє готовий результат.

Документи потрапляють в облік у день надходження, тому взаєморозрахунки з постачальниками оновлюються швидше.

Що буде іншим у вашій компанії

Розбір налаштовується під ваших постачальників і ваші документи: у когось це рахунки й накладні, у когось прайси, акти й митні документи.

Що система проводить сама, а що лишає людині на перевірку — ваше правило: можна почати з того, що чернетку завжди дивиться оператор, і послабити пізніше.

Показати схожий процес

Технічні деталі

Python, IMAP, парсинг PDF та XLSX, класифікація листів