Послуга
Документи з пошти в облікову систему
Рахунок, накладна, платіжка або прайс приходять листом — система читає вкладення й готує документ в обліку. Людина перевіряє замість того, щоб набирати все заново.
Кому це потрібно
Компаніям із десятками постачальників, у яких рахунки, накладні, платіжки й прайси приходять поштою, а бухгалтер або оператор набирає їх в облікову систему руками. Оптовим і роздрібним однаково: рахунок постачальника виглядає так само незалежно від того, кому ви продаєте.
Що болить
Рахунок постачальника приходить листом у PDF або Excel. Хтось відкриває, створює документ, набирає позиції, кількості, ціни, звіряє суму. Година-дві на день, помилки в цифрах. І головне: документ з'являється в обліку тоді, коли до нього дійшли руки, а не коли він прийшов.
У магазині до цього додаються прайси постачальників: новий прайс раз на тиждень означає, що хтось перебиває закупівельні ціни, а потім перераховує роздрібні.
Система готує. Людина перевіряє.
Автоматизація не проводить незрозумілий документ навмання.
Якщо формат відомий — дані розбираються за правилами. Якщо документ новий або щось не збіглося — він потрапляє на перевірку.
Що роблю
- Пошта читається сама: лист класифікується — рахунок, накладна, платіжка чи «не документ».
- Вкладення розбирається: PDF, Excel, таблиця в тілі листа.
- В обліковій системі з'являється чернетка потрібного документа з контрагентом, позиціями та сумами.
- Прайс постачальника з листа оновлює закупівельні ціни в обліку за артикулом, а роздрібні перераховуються за вашим правилом націнки.
- Оператор перевіряє й проводить. Нерозпізнане паркується на уточнення, а не губиться.
- Лист, документ в обліку і файл в архіві пов'язані між собою: знайти будь-який за рік — секунда.
Що отримуєте
Замість ручного набору оператор перевіряє готову чернетку. У налаштованих сценаріях документ може з'являтися в обліковій системі протягом хвилин після отримання листа, а нестандартні випадки одразу видно окремо.
Взаєморозрахунки з постачальниками точні сьогодні, а не після закриття місяця.
З чим працюємо: пошта (IMAP, Gmail, Microsoft 365), PDF та Excel, облікові системи 1С / BAS та інші
FAQ
Питання, які ставлять найчастіше
- Рахунки в постачальників усі різні. Як система їх читає?
- Під кожного постійного постачальника — свій розбір, він налаштовується один раз. Нові чи нестандартні листи не проводяться наосліп: вони паркуються на уточнення, і оператор бачить їх окремим списком.
- А якщо розпізнає неправильно?
- Тому й чернетка, а не проведений документ. Оператор бачить лист, вкладення й чернетку поруч, перевіряє й проводить. У типовому документі перевірка займає близько хвилини замість приблизно десяти хвилин ручного набору.
- Постачальники надсилають нові прайси щотижня, ми перебиваємо ціни руками.
- Прайс — теж документ із листа: він розбирається так само, закупівельні ціни оновлюються в обліковій системі за артикулом, а роздрібна ціна перераховується за вашим правилом націнки. Позиції, яких у вас немає, показуються окремим списком, а не додаються самі.
- Це працює лише з рахунками?
- Рахунки, накладні на прихід, платіжки, акти. Правило одне: лист → класифікація → розбір → чернетка. Типи документів додаються.
- Це штучний інтелект?
- Там, де AI справді допомагає — наприклад, у класифікації нестандартного листа — його можна використовувати. Але відомі формати краще обробляти чіткими правилами: вони дешевші, швидші й передбачуваніші. Для бізнес-процесу важливо не «скільки тут AI», а чи можна перевірити результат і зрозуміти, що сталося у випадку помилки.